[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.4."To, co ci jest niepotrzebne." Nie musisz zapoznawa� si� ze wszystkimi informacjami dotycz�cymi zada�, które ju� delegowa�e� komu� innemu.Delegowanie jest sztuk�, któr� niewielu kierowników naprawd� opanowa�o.Je�li uda si� im przekaza� zadanie, to albo nieustannie sprawdzaj� przebieg jego realizacji, tak, �e równie dobrze mogliby je nadal wykonywa�, albo ca�kowicie przestaj� si� nim interesowa�.Z�oty �rodek polega na delegowaniu i na wymaganiu sprawozdania o przebiegu realizacji w odpowiednich odst�pach czasu.Wszystko, czego ci potrzeba, to uzyskiwane w ten sposób informacje.Nie musisz te� czyta� wszystkich materia�ów reklamowych l�duj�cych na twoim biurku.Reklamy nadsy�ane poczt� mog� by� dobrym �ród�em informacji o tym, co robi� twoi konkurenci, ale po prostu nie masz czasu na to, aby je wszystkie przejrze�.Wystarczy od czasu do czasu, pobie�nie rzuci� na nie okiem.Je�li pominiesz te przestrogi i b�dziesz stara� si� wszystko czyta�, zabraknie ci czasu na wykonywanie innych zada� sk�adaj�cych si� na twoj� prac� - czyli b�dziesz dzia�a� niesprawnie.Z pewno�ci� b�dziesz mia� coraz wi�kszy m�tlik w g�owie i b�dziesz coraz mniej pewny siebie, gdy� b�dziesz stara� si� wch�on�� tak wiele informacji, �e nie b�dziesz móg� oddzieli� ziarna od plew.B�dziesz jedynie dysponowa� ogromn� mas� niestrawnego materia�u, którego nie b�dziesz w stanie rozdzieli� na cz�ci sk�adowe.To z kolei oznacza, �e nie zdo�asz wykorzysta� tego, co przeczyta�e�, do twoich bie��cych zada�, a to tak�e prowadzi do niesprawno�ci.Trzecie prawo Hamilton: "Nadmiar informacji prowadzi do umys�owej niestrawno�ci." Przechowywanie informacji� w uporz�dkowany sposób� Informacje pisemne, trafiaj�ce do twojego biura, b�dziesz czyta� lub przegl�da�.Cz�� ich b�dziesz te� chcia� przechowa�.Jak to zrobisz, zale�y od powodów, dla których chcesz je zachowa�, a tak�e od dost�pnych metod przechowywania.Najcz�ciej stosuje si� nast�puj�ce: - w formie maszynopisów, druków lub r�kopisów: kartoteki, skoroszyty, szafki na skoroszyty, teczki; - w formie ta�m: szpule lub kasety; - w formie skomputeryzowanej: dyski lub ta�my magnetyczne.Niektóre z nich s� wymienne.Na przyk�ad cz�� informacji z komputera mo�e mie� form� wydruku, który mo�na umie�ci� w skoroszycie; albo mo�esz doj�� do wniosku, �e lepiej b�dzie przenie�� do komputera co�, co obecnie jest w maszynopisie.Mo�esz te� postanowi� podzieli� twoje materia�y na dost�pne dla innych i na te, które uwa�asz za poufne.Do tej ostatniej kategorii zaliczaj� si� na przyk�ad dane osobowe oraz plany rozwojowe, które opracowujesz.Je�li odpowiadasz za takie sprawy, jak zadania inwestycyjne czy umowy z innymi organizacjami, to zwi�zane z tymi zagadnieniami informacje równie� b�d� poufne.Nale�y je przechowywa� w bezpiecznym miejscu - zamykana na klucz szafa lub pó�ka, do których tylko ty (ewentualnie twoja sekretarka) masz klucze, zazwyczaj wystarcz� (urz�dnicy pa�stwowi czy oficerowie si� zbrojnych, czytaj�cy niniejszy tekst, znaj� obowi�zuj�ce ich zasady ochrony bezpiecze�stwa informacji).Po dokonaniu podzia�u wed�ug form i stopnia poufno�ci materia�u, musisz zdecydowa� si� na jego uk�ad.Jest to jedno z tych zada�, które najlepiej zleci� osobie najcz�ciej potrzebuj�cej dost�pu do tych informacji.Zazwyczaj jest to sekretarka lub asystent, a nie sam kierownik.B�dziesz oczywi�cie musia� wiedzie�, jaki wprowadzono system po to, aby� w razie potrzeby móg� sam dotrze� do danego materia�u; by�oby jednak strat� czasu, aby� sam go opracowywa�.Pami�taj jedynie, �e im system jest prostszy, tym lepszy, a w wi�kszo�ci przypadków najlepszy jest uk�ad alfabetyczny wed�ug przedmiotu.Powiniene� te� mie� starannie opracowany wykaz kartotek, aby� móg� odszuka� materia�, którego nie ma tam, gdzie si� spodziewa�e�, i aby ci u�atwi� wyszukanie materia�ów dotycz�cych pokrewnych zagadnie�.Do tego s�u�� odno�niki i odsy�acze.Upewnij si�, czy osoba, której zleci�e� opracowanie systemu, rozumie, czego oczekujesz, i daj jej spokojnie wykona� zadanie.Po uruchomieniu systemu, jedyne - czego trzeba - to sprawdzanie, czy jest on bie��co aktualizowany.Pocz�tkowo twój bank informacji b�dzie si� szybko rozrasta�.To bardzo dobrze do chwili, gdy zetkniesz si� z odwiecznym problemem braku miejsca.Stanie si� to z pewno�ci� szybciej ni� przewidywa�e�.Jedynym rozwi�zaniem jest ustalenie regu�, jak d�ugo b�dziesz przechowywa� materia�y.Nie mo�na tu przyjmowa� sztywnych zasad, gdy� ró�ne rodzaje informacji s� wa�ne z ró�nych powodów, w zale�no�ci od tego, czym kierujesz.Niektóre regu�y s� oczywiste: wspomniane dane osobowe trzeba przechowywa� przynajmniej przez ca�y okres zatrudniania danej osoby.Podobnie wszelkie notatki lub sprawozdania dotycz�ce realizacji kontraktu, którym si� zajmujesz, nale�y zachowa� co najmniej przez ca�y okres obowi�zywania kontraktu.A co, je�li idzie o inne: notatki i wycinki prasowe, protoko�y posiedze� czy artyku�y prasowe? Je�li w danej organizacji istnieje jakie� centralne archiwum, za�atwia to wiele decyzji dotycz�cych tego, co zachowa�, a czego si� pozby�.Po prostu trzeba w sta�ych odst�pach czasu wyczy�ci� teczki i skoroszyty, odsy�aj�c wszystko sprzed ustalonego okresu - na przyk�ad roku - do przechowania w archiwum.Je�li nie ma centralnego archiwum, sprawa jest nieco trudniejsza i trzeba ustali� w�asne zasady.Zawsze mo�esz zaproponowa� utworzenie archiwum; by� mo�e po prostu nikt o tym przedtem nie pomy�la�.Je�li to nie wchodzi w gr�, mo�esz zdecydowa� si� na nast�puj�ce rozwi�zania: - Utrzyma� wszystko, co postanowi�e� zachowa�, przez co najmniej rok.- Zachowa� protoko�y posiedze� komitetów i sprawozdania z realizacji projektów przez trzy lata.- Zachowa� dane osobowe przez rok po zako�czeniu stosunku pracy z danym pracownikiem.- Zachowa� wszystkie dokumenty finansowe przez pi�� lat.- Zachowa� na sta�e jeden egzemplarz wszystkiego, co sam piszesz.Czwarte prawo Hamilton: "Nikt nie potrzebuje dwóch kopii na sta�e." Prawdopodobnie mo�na b�dzie bezpiecznie pozby� si� pozosta�ych materia�ów, nie oznacza to jednak przekazania ich na makulatur�.Mog� okaza� si� przydatne dla kogo� innego w organizacji.Je�li jest u was dzia� informacji lub biblioteka, zaproponuj im przynajmniej wycinki prasowe i stare egzemplarze czasopism.Najpierw dok�adnie je sprawd�: mo�esz stwierdzi�, �e twój egzemplarz czasopisma pierwotnie nale�a� do biblioteki, a to mo�e ci� wprawi� w zak�opotanie! Jak to wszystko ju� zrobisz, i tak powinno pozosta� co� do wyrzucenia do kosza, a to zawsze sprawia satysfakcj�.Nieuchronnie jutro b�dzie ci potrzebne co�, czego si� pozby�e�, ale to ju� kolejne prawo, którego autorem by� kto� inny.�ród�a informacji poza� twoim biurem� Oprócz materia�ów przychodz�cych do twojego biura, dost�pne s� te� inne informacje.Mog� one pochodzi� z twojej organizacji lub spoza niej (wykluczam wyniki szpiegostwa gospodarczego czy innych nielegalnych sposobów ich otrzymywania).Poza rozmowami z kolegami czy innymi osobami w trakcie �niadania, istniej� inne �ród�a, które by� mo�e niedostatecznie wykorzystujesz.S� nimi biblioteka lub dzia� informacji, które mog� mie�ci� si� w tym samym budynku, co twoje biuro.Kilka lat temu wiele organizacji zlikwidowa�o swoje dzia�y informacji.Wi�kszo�� jednak zdaje sobie spraw� z ich znaczenia i albo je utworzy�a, albo przywróci�a.Je�li w twojej organizacji jest taki dzia�, to kiedy ostatni raz z�o�y�e� w nim wizyt�? Wielu kierowników wy�szych i �rednich szczebli twierdzi, �e brak im na to czasu, nie zdaj�c sobie sprawy, jak to mo�e by� przydatne.Oprócz oczywistego przeznaczenia, biblioteka czy dzia� informacji mog� by� dobrym miejscem, w którym mo�na si� schowa�, aby spokojnie pomy�le� lub co� napisa� bez ci�g�ego przerywania [ Pobierz całość w formacie PDF ]

zanotowane.pl

doc.pisz.pl

pdf.pisz.pl

orla.opx.pl